21世紀的Information Professional應該具備那些特質

想為大家讀一本書：
Heye, D. (2006). Characteristics of the successful twenty-first century information professional. Oxford: Chandos Publishing.

書名吸引了我，借回來翻過後放在書架上，想找時間再細讀，日子一天一天過去，結果被其他讀者看上了，借期被減半，只好在到期日前快快把內容整理一下。

作者在前言中說，In my view, being an information professional today is one of the most exciting professions: helping others to organise, navigate and manage information in this increasingly information-centric world. With our skill set and a continuous evolution of technology, we can play a key role in companies, organizations and society.
作者認為資訊專業是當今最刺激的行業之一－－在愈來愈資訊取向的世界中，幫助別人組織、搜尋和管理資訊。善用我們所擁有的技能和不斷革新的科技，我們可以在公司、組織和社會，扮演關鍵的角色。

當資訊科技不停推陳出新，使用者行為和資訊需求也不斷變動，我們也得要持續變革。這種變革不影響我們的專業，反而是一個很棒的驅力，讓我們在資訊生態中成為key players和linking pins（巧連別針）。

作者以其十年資訊專家的經驗，同時解讀SLA的 "Competencies for information professionals"，整理21世紀資訊專家應具備的16項特質，內容涵括從資訊檢索（information searching）、資訊結構（information architecture）到簡報技巧（presentation skills）和專案管理（project management）。接下來就依序為大家簡介這16項特質，為免翻譯失真，16項特質保留英文。

1. You are creative and keen to innovate

資訊專家要具備兩項soft skills：

• Creativity（創意）：要能想出新點子，或者點子不新但做法新；換句話說，要有new ideas 或者new way。
• Innovation（創新）：新點子要能落實為新產品或新服務，或者對組織或流程有所改善。

要怎麼才能有創意能創新呢？作者提供下列幾項技巧：

• Take a risk：沒有冒險那來創新！在Just do it之前先想想您要冒的是什麼險？是財務風險，還是道德風險？在您工作的組織/職場文化中可以被接受嗎？您的組織、您的顧客是不是會張開雙臂歡迎您的創新？如果您的感覺很好，那就做吧。
• I Wish...：小時候我相信如果我許願許得夠用力，願望一定會實現。所以就從I Wish...開始吧！
• Visualising：光 I Wish...還不夠，要把完美的成果好好的想它千百回！要有具體的畫面或情節。作者舉圖書館改造為例，要把圖書館改造完成會長什麼樣子的所有細節都想好，地板什麼顏色？進到新圖書館的感覺怎樣？服務櫃台放在那裏？從入口怎麼走到參考服務台？每個細節都美美地給它想一遍！
• Daydream：大家應該都有經驗，坐在電腦前面要打報告，可是腦子一片空白；坐在會議桌上要腦力激盪，可是連個想法都沒有。很多時候反而是在做與正事無關的事的時候，蹦出好點子來。有人刷馬桶，有人擦地板，有人削鉛筆，有人跑步；反正讓自己完全放空、脫離，不過別忘了，要準備小筆記本，隨時把想到的想法記下來。
• Turn it upside down：倒過來想想！例如本來是要吸引讀者來使用圖書館網站，顛倒過來想，圖書館網站怎麼設計讀者肯定不會來用！
• Be curious：維持好奇心的方法是經常學習新事物，過一陣子學一種新語言、新主題或新嗜好。
• SWOT analysis：分析自己的優勢、劣勢，和外在的機會與威脅。
• Post-It power brainstorm：便利貼是腦力激盪、組織資訊的好工具。三至七人一組，每人一疊便利貼，花十分鐘時間把所有的想法、點子全部一一寫出來，時間到後，大家把寫好的便利貼貼在黑板上，大家再一起把相關的內容聚集在一起。
• Learn from your mistake。
• Meet with different people：同一部門同一圖書館同一學門，久而久之，大家就愈來愈像了，想法很難突破，所以要多和不同的人見面、聊天、溝通。
• Superheroes：扮演我們心目中的英雄人物，可以讓我們跳出框框，提出不同的想法。
• New ideas for simple objects：從身邊常見的簡單物件開始，例如：大家來想想迴紋針有那些用途？
• Fresh view：旁觀者清，請對您的工作完全沒有經驗的 outsider針對您的問題提出看法。

2. Your are a search engine guru

作者說要知道How search engines work才能有效利用，所以先介紹Directories和crawler-based search engines，然後教我們怎麼成為搜尋引擎大師：

• 在用搜尋引擎前有四點要考慮：一、搜尋引擎不見得是最好的資訊來源或搜尋起點；搜尋引擎是新媒體，很難在網路上找到1990年以前的資訊。二、如果要找的是不熟悉的主題，最快、最可靠的方法是打電話或寫email給熟悉該主題的人。三、網站上的資訊品質沒有人把關。四、搜尋引擎沒有辦法找到網路上所有的資訊。
• 要看help。
• 要用進階介面：這點我舉雙手贊成！
• 想好關鍵字。

3. You see the big picture

要綜觀全局，超越自己的工作，對部門、流程、利益關係人和趨勢全盤關照，然後才知道自己的部門和自己該如何定位。作者提供幾個技巧幫助我們綜觀全局。

• Systems thinking。
• Create a map。
• The eyes of an outsider。
• Develop a timeline：以事件和決策繪製 timeline，加上名言佳句或圖片做強調或激勵。
• Information processing styles：人的心智處理資訊的方式可以大別為兩類：the analytical style和 the global style。Analytical style傾向於專注細節，較難關照全局；Global style則會將資訊架構在較大的框架中賦多意義，善觀全局，缺點是無法解決細節問題。怎麼知道自己是屬於那一種資訊處理風格呢？把拼圖拿出來吧，您是怎麼拼拼圖的，拿起一片拼圖，仔細研究它和其他拼圖的關係，一張一張比一張一張拼，不時還把拼圖拿到盒子上比一比，那您肯定是Analytical style。Global style的人會研究盒子上的全圖，然後在一堆拼圖中把邊邊找出來拼好，再逐步完成。

4. You maintain a healthy work-life balance

工作與生活的平衡真的很重要，資訊專家一天到晚眼不離螢幕手不離鍵盤和滑鼠，是危險的一群。

• Mentoring：找個師傳是工作與生活平衡的好方法，有一位值得信賴信服的人，可以分享您的問題您的感受，他會幫您看問題提點您。
• Build a safety net：建立安全網絡，夥伴、父母、好朋友比您自己更了解您，問問他們的看法。
• Learn to say "no"。
  Think positively：很多時候我們都想太多想太嚴重了，這時把問題寫在紙上，後果也寫在紙上，這個過程會讓我們和問題產生距離，理性看待問題，正向思考。
  Release the inner child：把內心的小朋友釋放出來，很單純的享受快樂，踢踢路上的落葉、翻個跟斗、爬個樹，當回大孩子是最好的解壓。
• Learn from the best
• Exercise
• Take a career break.

5. You show leadership

展現領導能力，要樹立典範，要標竿學習，要有熱情，善溝通，值得別人信賴，挑戰每件事情，有值得慶賀的事好好慶祝，要花時間思考，要找個師傅自己也要樂意當別人的師傅，相信自己的直覺。

6. You can persuade others

做為資訊專家經常需要說服別人，要改變別人的觀點或行為。要說服別人要了解他人的利益，要站在別人的立場思考，要提供第三方的事證（third-party evidence），要濃縮摘要與分析，用語要堅定，要兩造並陳，適時加上幽默。

7. You are an effective networker

館員和資訊專家是世界上最nice的人，樂於與別人分享經驗，樂於幫助別人，這可歸根於helping people是資訊專家旳核心價值之一。Networking是會面與他人建立長期關係的一門藝術，在必要時有人可以助您一臂之力，反過來，您也可以幫助別人。

8. You know how you can add value

顧客怎麼看待價值？一項服務或產品的價值在於這項產品或服務有什麼特色(feature)，顧客可以得到什麼好處(benefit)，可以得到什麼價值（value），顧客願意用什麼來交換這項產品或服務（sacrifice）。圖書資訊服務可以在迅度、個人化、卓越的服務、好用幾個方面提昇效益，降低顧客的成本，創造加值的產品或服務。

9. You have effective presentation skills

資訊專家經常需要做簡報，所以要熟悉簡報技巧。作者也提供Tips and techniques：要有自信，了解聽眾，界定簡報的目的，界定訊息，為簡報目的找證據支持，要為意外做準備，第一印象很重要，以肢體語言與聽眾溝通，不要照唸投影片，練習。

冒昧提供兩個有關簡報技巧的檔案，供參考：
簡報經鬆做 [ppt檔 4.84MB] 2006/5/9更新版
簡報技巧 [html]

10. You know how to measure value

價值是無形的，必須要加以評量。最一般的評量是數字遊戲，再來是使用者滿意度調查，然後是事件分析，更進一步可以分析ROI（return on investment）和ROV(return on value)，還有平衡計分卡。

11. You manage your time and use the magical word 'no'

管理時間和說NO！設定優先序〈priorities），跟上進度。Setting priorities是關鍵，很多時侯我們不知不覺中花了很多時間做不重要的事，到最後沒時間了，重要的事只能草草帶過；避免這種情況最好的方法是設定優先序。時間有限，不是每件事都需要做；最困難的就是要說NO。

12. You know the basic of information architecture

作者認為資訊結構為資訊專家開創新的職涯機會，並提高能見度。資訊結構師 〈Information architects〉是未來組織和社會的關鍵職位，資訊專家應該是key players形塑這令人興奮的新專業。

13. You speak the technical jargon

資訊科技改變了我們這一行，讓我們有了新願景和做事方法。IT有很多的專業術語、一堆縮寫字，作者發了一份glossary做為基礎。

當然，我們永遠可以請Google大神助一指之力，輸入define：宇詞，就可以查到Wikipedia等各式各樣網路字典、glossaries、網頁中的相關定義。

14. You can manage a project

專案工作需要不同的能力，有別於日常的業務。特別是要企劃或領導一項專案時，需要專案管理能力和經驗才能成功。

15. You know how to effectively market yourself

資訊專家通常沒把行銷當成一件大事。反正我們是所有資訊的key，我們是服務和顧客導向的，我們知道我們這一行，所以顧客會自動上門來，right？
很不幸的，就算上面這些都是對的，我們還是得要market ourselves。不只是被知道，同時也要讓我們的顧客知道who we are和what we can do to help them。

16.You are always up to date

做為資訊專家，跟上所處產業、您的組織、您的專業是很重要的。在今日資訊洪流和網站叢林中，要找到right information和keeping up to date不是那麼容易。
作者提供下列的工具和技巧幫助我們：
E-mail
Customised profiles and search alerts
Blogs and RSS
Real people
Trade and professional magazines
Online journals
Podcasts

結語

16項特質介紹完了，雖然我很想把內容全部翻出來，但是那是不可以的，所以有興趣的朋友，請到系館借吧！
作者以其在專門圖書館服務的多年經驗，彙整了這16項特質，只有一點我想要好補充說明，那就是第13點，要朗朗上口或是看得懂的不只是IT術語，還包括 business language和學科專業的術語。您呢？很想要知道您的看法。