2007年2月9日 星期五

21世紀的Information Professional應該具備那些特質

想為大家讀一本書:
Heye, D. (2006). Characteristics of the successful twenty-first century information professional. Oxford: Chandos Publishing.

書名吸引了我,借回來翻過後放在書架上,想找時間再細讀,日子一天一天過去,結果被其他讀者看上了,借期被減半,只好在到期日前快快把內容整理一下。

作者在前言中說,In my view, being an information professional today is one of the most exciting professions: helping others to organise, navigate and manage information in this increasingly information-centric world. With our skill set and a continuous evolution of technology, we can play a key role in companies, organizations and society.
作者認為資訊專業是當今最刺激的行業之一--在愈來愈資訊取向的世界中,幫助別人組織、搜尋和管理資訊。善用我們所擁有的技能和不斷革新的科技,我們可以在公司、組織和社會,扮演關鍵的角色。

當資訊科技不停推陳出新,使用者行為和資訊需求也不斷變動,我們也得要持續變革。這種變革不影響我們的專業,反而是一個很棒的驅力,讓我們在資訊生態中成為key players和linking pins(巧連別針)。

作者以其十年資訊專家的經驗,同時解讀SLA的 "Competencies for information professionals",整理21世紀資訊專家應具備的16項特質,內容涵括從資訊檢索(information searching)、資訊結構(information architecture)到簡報技巧(presentation skills)和專案管理(project management)。接下來就依序為大家簡介這16項特質,為免翻譯失真,16項特質保留英文。

1. You are creative and keen to innovate

資訊專家要具備兩項soft skills:

  • Creativity(創意):要能想出新點子,或者點子不新但做法新;換句話說,要有new ideas 或者new way。
  • Innovation(創新):新點子要能落實為新產品或新服務,或者對組織或流程有所改善。

要怎麼才能有創意能創新呢?作者提供下列幾項技巧:

  • Take a risk:沒有冒險那來創新!在Just do it之前先想想您要冒的是什麼險?是財務風險,還是道德風險?在您工作的組織/職場文化中可以被接受嗎?您的組織、您的顧客是不是會張開雙臂歡迎您的創新?如果您的感覺很好,那就做吧。
  • I Wish...:小時候我相信如果我許願許得夠用力,願望一定會實現。所以就從I Wish...開始吧!
  • Visualising:光 I Wish...還不夠,要把完美的成果好好的想它千百回!要有具體的畫面或情節。作者舉圖書館改造為例,要把圖書館改造完成會長什麼樣子的所有細節都想好,地板什麼顏色?進到新圖書館的感覺怎樣?服務櫃台放在那裏?從入口怎麼走到參考服務台?每個細節都美美地給它想一遍!
  • Daydream:大家應該都有經驗,坐在電腦前面要打報告,可是腦子一片空白;坐在會議桌上要腦力激盪,可是連個想法都沒有。很多時候反而是在做與正事無關的事的時候,蹦出好點子來。有人刷馬桶,有人擦地板,有人削鉛筆,有人跑步;反正讓自己完全放空、脫離,不過別忘了,要準備小筆記本,隨時把想到的想法記下來。
  • Turn it upside down:倒過來想想!例如本來是要吸引讀者來使用圖書館網站,顛倒過來想,圖書館網站怎麼設計讀者肯定不會來用!
  • Be curious:維持好奇心的方法是經常學習新事物,過一陣子學一種新語言、新主題或新嗜好。
  • SWOT analysis:分析自己的優勢、劣勢,和外在的機會與威脅。
  • Post-It power brainstorm:便利貼是腦力激盪、組織資訊的好工具。三至七人一組,每人一疊便利貼,花十分鐘時間把所有的想法、點子全部一一寫出來,時間到後,大家把寫好的便利貼貼在黑板上,大家再一起把相關的內容聚集在一起。
  • Learn from your mistake。
  • Meet with different people:同一部門同一圖書館同一學門,久而久之,大家就愈來愈像了,想法很難突破,所以要多和不同的人見面、聊天、溝通。
  • Superheroes:扮演我們心目中的英雄人物,可以讓我們跳出框框,提出不同的想法。
  • New ideas for simple objects:從身邊常見的簡單物件開始,例如:大家來想想迴紋針有那些用途?
  • Fresh view:旁觀者清,請對您的工作完全沒有經驗的 outsider針對您的問題提出看法。

2. Your are a search engine guru

作者說要知道How search engines work才能有效利用,所以先介紹Directories和crawler-based search engines,然後教我們怎麼成為搜尋引擎大師:

  • 在用搜尋引擎前有四點要考慮:一、搜尋引擎不見得是最好的資訊來源或搜尋起點;搜尋引擎是新媒體,很難在網路上找到1990年以前的資訊。二、如果要找的是不熟悉的主題,最快、最可靠的方法是打電話或寫email給熟悉該主題的人。三、網站上的資訊品質沒有人把關。四、搜尋引擎沒有辦法找到網路上所有的資訊。
  • 要看help。
  • 要用進階介面:這點我舉雙手贊成!
  • 想好關鍵字。

3. You see the big picture

要綜觀全局,超越自己的工作,對部門、流程、利益關係人和趨勢全盤關照,然後才知道自己的部門和自己該如何定位。作者提供幾個技巧幫助我們綜觀全局。

  • Systems thinking。
  • Create a map。
  • The eyes of an outsider。
  • Develop a timeline:以事件和決策繪製 timeline,加上名言佳句或圖片做強調或激勵。
  • Information processing styles:人的心智處理資訊的方式可以大別為兩類:the analytical style和 the global style。Analytical style傾向於專注細節,較難關照全局;Global style則會將資訊架構在較大的框架中賦多意義,善觀全局,缺點是無法解決細節問題。怎麼知道自己是屬於那一種資訊處理風格呢?把拼圖拿出來吧,您是怎麼拼拼圖的,拿起一片拼圖,仔細研究它和其他拼圖的關係,一張一張比一張一張拼,不時還把拼圖拿到盒子上比一比,那您肯定是Analytical style。Global style的人會研究盒子上的全圖,然後在一堆拼圖中把邊邊找出來拼好,再逐步完成。

4. You maintain a healthy work-life balance

工作與生活的平衡真的很重要,資訊專家一天到晚眼不離螢幕手不離鍵盤和滑鼠,是危險的一群。

  • Mentoring:找個師傳是工作與生活平衡的好方法,有一位值得信賴信服的人,可以分享您的問題您的感受,他會幫您看問題提點您。
  • Build a safety net:建立安全網絡,夥伴、父母、好朋友比您自己更了解您,問問他們的看法。
  • Learn to say "no"。
    Think positively:很多時候我們都想太多想太嚴重了,這時把問題寫在紙上,後果也寫在紙上,這個過程會讓我們和問題產生距離,理性看待問題,正向思考。
    Release the inner child:把內心的小朋友釋放出來,很單純的享受快樂,踢踢路上的落葉、翻個跟斗、爬個樹,當回大孩子是最好的解壓。
  • Learn from the best
  • Exercise
  • Take a career break.

5. You show leadership

展現領導能力,要樹立典範,要標竿學習,要有熱情,善溝通,值得別人信賴,挑戰每件事情,有值得慶賀的事好好慶祝,要花時間思考,要找個師傅自己也要樂意當別人的師傅,相信自己的直覺。

6. You can persuade others

做為資訊專家經常需要說服別人,要改變別人的觀點或行為。要說服別人要了解他人的利益,要站在別人的立場思考,要提供第三方的事證(third-party evidence),要濃縮摘要與分析,用語要堅定,要兩造並陳,適時加上幽默。

7. You are an effective networker

館員和資訊專家是世界上最nice的人,樂於與別人分享經驗,樂於幫助別人,這可歸根於helping people是資訊專家旳核心價值之一。Networking是會面與他人建立長期關係的一門藝術,在必要時有人可以助您一臂之力,反過來,您也可以幫助別人。

8. You know how you can add value

顧客怎麼看待價值?一項服務或產品的價值在於這項產品或服務有什麼特色(feature),顧客可以得到什麼好處(benefit),可以得到什麼價值(value),顧客願意用什麼來交換這項產品或服務(sacrifice)。圖書資訊服務可以在迅度、個人化、卓越的服務、好用幾個方面提昇效益,降低顧客的成本,創造加值的產品或服務。

9. You have effective presentation skills

資訊專家經常需要做簡報,所以要熟悉簡報技巧。作者也提供Tips and techniques:要有自信,了解聽眾,界定簡報的目的,界定訊息,為簡報目的找證據支持,要為意外做準備,第一印象很重要,以肢體語言與聽眾溝通,不要照唸投影片,練習。

冒昧提供兩個有關簡報技巧的檔案,供參考:
簡報經鬆做 [ppt檔 4.84MB] 2006/5/9更新版
簡報技巧 [html]

10. You know how to measure value

價值是無形的,必須要加以評量。最一般的評量是數字遊戲,再來是使用者滿意度調查,然後是事件分析,更進一步可以分析ROI(return on investment)和ROV(return on value),還有平衡計分卡。

11. You manage your time and use the magical word 'no'

管理時間和說NO!設定優先序〈priorities),跟上進度。Setting priorities是關鍵,很多時侯我們不知不覺中花了很多時間做不重要的事,到最後沒時間了,重要的事只能草草帶過;避免這種情況最好的方法是設定優先序。時間有限,不是每件事都需要做;最困難的就是要說NO。

12. You know the basic of information architecture

作者認為資訊結構為資訊專家開創新的職涯機會,並提高能見度。資訊結構師 〈Information architects〉是未來組織和社會的關鍵職位,資訊專家應該是key players形塑這令人興奮的新專業。

13. You speak the technical jargon

資訊科技改變了我們這一行,讓我們有了新願景和做事方法。IT有很多的專業術語、一堆縮寫字,作者發了一份glossary做為基礎。

當然,我們永遠可以請Google大神助一指之力,輸入define:宇詞,就可以查到Wikipedia等各式各樣網路字典、glossaries、網頁中的相關定義。

14. You can manage a project

專案工作需要不同的能力,有別於日常的業務。特別是要企劃或領導一項專案時,需要專案管理能力和經驗才能成功。

15. You know how to effectively market yourself

資訊專家通常沒把行銷當成一件大事。反正我們是所有資訊的key,我們是服務和顧客導向的,我們知道我們這一行,所以顧客會自動上門來,right?
很不幸的,就算上面這些都是對的,我們還是得要market ourselves。不只是被知道,同時也要讓我們的顧客知道who we are和what we can do to help them。

16.You are always up to date

做為資訊專家,跟上所處產業、您的組織、您的專業是很重要的。在今日資訊洪流和網站叢林中,要找到right information和keeping up to date不是那麼容易。
作者提供下列的工具和技巧幫助我們:
E-mail
Customised profiles and search alerts
Blogs and RSS
Real people
Trade and professional magazines
Online journals
Podcasts

結語

16項特質介紹完了,雖然我很想把內容全部翻出來,但是那是不可以的,所以有興趣的朋友,請到系館借吧!
作者以其在專門圖書館服務的多年經驗,彙整了這16項特質,只有一點我想要好補充說明,那就是第13點,要朗朗上口或是看得懂的不只是IT術語,還包括 business language和學科專業的術語。您呢?很想要知道您的看法。

2 則留言:

Li 提到...

感謝 謝老師的介紹,我是一個公司圖書館的館員,目前正朝著資訊專家的路途邁進,自己會好好省思具備了哪些特質.

Ressol 提到...

不巧在用 Google 找資料時連了進來,發現您的部落格文章雖然不多,但篇篇實在受用,謝謝您的分享。